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行业管理

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如何控制项目中发生的变更

2016-11-30

最初被寄予厚望的项目常常会以挫折和失望告终,这是一种残酷的现实.项目计划不会自动实施,

它们也不可能很肯定地预测未来.所以项目管理需要强有力的开端,需要沿着正确的方向进行,需要持续改进与管理,以便计划得到正确的理解,计划实施时能够产生预期成果,当有意外事件发生时,你需要作出快速反应,以便能够跟踪项目并重新努力去完成。

没有哪个项目是完全按规划进行的,因为规划中的失察,新的机会和无人可以预见的时间或问题,对最初规划或对最终产品系统的更改是无法避免的,项目的变更包括修正工作、人员增加、重组和进行时间、成本和绩效的抵消。

系统的变更常常包括参数变更和牺牲技术绩效以满足时间和成本的限制。一旦项目经理必须修订项目规划和重新安排工期,项目必须在特定的日期完成,那么资源将严格受限。

1.变更的原因

发生变更的原因如项目范围、技术标准、质量规格或在设计阶段发生的变更,或在工作中发生设计中的一些错误,或需求发生了变化。 还有一类是挣值的变更,是为了提高项目的价值,增加项目收益,有意识地改变原来的做法或改进一些措施。变更往往回带来一些风险或成本、工期延长。因此要在变更出现的时候有效地对变更加以管理。

2.变更控制系统

变更控制系统是一个设计好的、规划好的项目管理过程。包括:

(1)在变更出现时连续地加以识别,然后将变更按照一定程序通知给相应的有关群体。

(2)以对项目成本、项目持续时间和其他任务影响的方式揭示这些变更的后果。

(3)允许进行管理上的分析、调查,替代行动方案。

(4)将变更通知所有相关群体。

(5)确定解决分歧和最小化冲突的策略。

(6)保证变更的实施。

(7)按月报告当时所有变更的小结和它们对项目的影响。

3.正规的变更控制

正规的变更控制就是密切监控工作,使其不超出原来的指标。

(1)确保原定的工作范围和工作要求(指定的工期、预算)被清楚地陈述并得到负债者的认可。

(2)密切监控工作以保证其满足(不是超出)指标。

(3)仔细筛选成本或工期超标的任务(会显著增加工作范围),并迅速采取行动改正问题。

(4)要求所有变更服从于事先规定的要求和批准程序。

(5)要求所有分包商和所有采购定单、测试要求等具备相似的控制过程。

(6)在一个预定的时间阶段,冻结所有非实质性的变更,并允许设计结束,以便下一阶段可以开始,冻结点必须由管理方同意。规划越早被冻结,变更对工期和成本产生负面影响的机会就越小。

4.配置管理

配置管理包括一个技术过程和一个行政引导过程。

(1)界定一个项目或系统的功能和物理特性,并控制特性的变化。

(2)经审核证实符合要求。

要点:

(1)仔细定义项目的交付物。

(2)严格控制对项目交付物的变更。

(3)确保最终交付物与经核准变更后的系统定义相吻合。

步骤:

(1)编制说明书

(2)制订总体设计。

(3)实施和测试系统。

(4)检查项目和系统,以核实是否符合要求。

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